Conhecendo a funcionalidade
Controle Eficiente com o Protocolo
Na teoria, os escritórios de Advocacia,advocacia possuem,devem ou deveriam,ter um controle rigoroso sobre o paradeiro de onde andam os seus documentosdocumentos. dentro do escritório. Já naNa práticatica, é bastante comum identificarmosencontrar documentos nanas mesamesas dodos Advogado,advogados, nonos escaninhoescaninhos dodos estagiário,rios, nonos arquivoarquivos morto,mortos, nanas mesamesas dadas secretária,rias, nonos carrocarros ou até mesmo na casa do Advogado.advogado. Alguns escritórios possuemainda utilizam o chamadotradicional Livro de Protocolo, aquelefacilmente mesmo que adquirimosadquirido em qualquer papelaria.papelarias.
ONo problemaentanto, éesse que este Livro,livro, assim como uma agenda física, pode ser perdido, rasgado, na pior das hipóteses roubado enfim. Estáestá sujeito a perdas, danos ou até mesmo roubos, resultando em extravios diversos.
Pensando nissonisso, e sempre com ao ideiaobjetivo de unificar todas as rotinas em um único lugar - o software,software possui-, umafoi desenvolvida a funcionalidade chamada PROTOCOLO,PROTOCOLO. elaEla serve justamentefunciona como um Livro de Protocolo,Protocolo nelevirtual, permitindo que você poderá controlarcontrole os documentos que entram em seuno escritório de uma maneira simples e organizada, bemalém comode controlaracompanhar oseu fluxo destes documentos até chegarem aos seusdestinatários respectivos destinatários.corretos.
ImaginePor queexemplo, se você semprecostuma recebereceber determinadoum tipo específico de documento de uma empresa.empresa, Comcom o uso do Protocolo, você passará a registrarregistra a entrada destesdesses documentos em seuno escritório e poderápode controlarrastrear estascada entradas.um deles.
Assim,Dessa forma, se um tempo depois a empresa disseralegar queter enviouenviado um documento para seu escritórioem determinado dia, você farápode consultar o sistema para verificar a consultaveracidade e poderá checar a autenticidade destada informação e evitar potenciais mal entendidos.
DaAlém mesma forma,disso, você poderápode controlar o recebimento dos documentos por parte depelos seus colegas sem a necessidade de assinaturaassinaturas dofísicas, protocolo,bastando poisalterar bastará à alteração do status para "entregue ao destinatário", o que esta informação ficará permanentementeregistrado salvade forma permanente no sistema.
EstaEssa funcionalidade é uma das abas mais importantes do software, tendopois emoferece vistaum todoamplo controle sobre o controle que é possívelfluxo de sedocumentos. exercer.Embora Hoje,hoje nossasas secretárias estãoestejam acostumadas a entregar oos documentodocumentos diretamente aos advogados para o Advogado e o mesmo já sair trabalhando, até mesmo devidocomeçarem a rotina vivida pelo escritório. Porémtrabalhar, o ideal é que a secretária receba o documento, registre a suaentrada entrada,do registredocumento, queconfirme entregoua entrega ao Advogadoadvogado, e oeste mesmo registre que recebeu, para só depois darconfirme o andamento.recebimento, Nesteantes momentode estainiciar o trabalho. Embora possa parecer burocrático inicialmente, essa rotina parece envolver muita burocracia, mas na verdade ela trarátraz inúmeros benefícios para os escritórios,cios, como organização e centralização das informaçõeses, ealém ado questãocontrole dos localizadores, ou seja, os ambienteslocais físicos do escritório onde possam estar os documentos.documentos podem estar.
Sendo assim,Assim, ao chegar no escritório e pesquisar no softwaresoftware, determinado documentovocê saberá porexatamente exemplo queonde está cada documento, seja no escaninho ou no arquivo morto.