Conhecendo a funcionalidade
Na teoria, os escritórios de Advocacia, possuem, ou deveriam, um controle de onde andam os seus documentos dentro do escritório. Já na prática é bastante comum identificarmos documentos na mesa do Advogado, no escaninho do estagiário, no arquivo morto, na mesa da secretária, no carro ou na casa do Advogado. Alguns escritórios possuem o chamado Livro de Protocolo, aquele mesmo que adquirimos em qualquer papelaria.
O problema é que este Livro, assim como uma agenda física, pode ser perdido, rasgado, na pior das hipóteses roubado enfim. Está sujeito a extravios diversos.
Pensando nisso e sempre com a ideia de unificar todas as rotinas em um único lugar o software, possui uma funcionalidade chamada PROTOCOLO, ela serve justamente como um Livro de Protocolo, nele você poderá controlar os documentos que entram em seu escritório de uma maneira simples e organizada, bem como controlar o fluxo destes documentos até chegarem aos seus respectivos destinatários.
Imagine que você sempre recebe determinado tipo de documento de uma empresa. Com o uso do Protocolo, você passará a registrar a entrada destes documentos em seu escritório e poderá controlar estas entradas.
Assim, se um tempo depois a empresa disser que enviou um documento para seu escritório determinado dia, você fará a consulta e poderá checar a autenticidade desta informação e evitar potenciais mal entendidos.
Da mesma forma, você poderá controlar o recebimento dos documentos por parte de seus colegas sem a necessidade de assinatura do protocolo, pois bastará à alteração do status para "entregue ao destinatário" que esta informação ficará permanentemente salva no sistema.
Esta é uma das abas mais importantes do software, tendo em vista todo o controle que é possível de se exercer. Hoje, nossas secretárias estão acostumadas a entregar o documento para o Advogado e o mesmo já sair trabalhando, até mesmo devido a rotina vivida pelo escritório. Porém o ideal é que a secretária receba o documento, registre a sua entrada, registre que entregou ao Advogado e o mesmo registre que recebeu, para só depois dar o andamento. Neste momento esta rotina parece envolver muita burocracia, mas na verdade ela trará inúmeros benefícios para os escritórios, como organização e centralização das informações e a questão dos localizadores, ou seja, os ambientes físicos do escritório onde possam estar os documentos.
Sendo assim, ao chegar no escritório e pesquisar no software determinado documento saberá por exemplo que está no escaninho ou no arquivo morto.