Agenda - versão 2

• Criar um agendamento do escritório
• Editar um agendamento
• Concluir um agendamento
• Excluir um agendamento
• Relatório de agendamentos
• Filtro de agendamentos
• Exibição de agendamentos
• Permitir agendamentos retroativos
• Liberar função concluir geral
• Habilitar conferência de agendamentos
• Habilitar envio de e-mail na criação do agendamento
• Habilitar ícone de comentário

Criar um agendamento do escritório

Para criar um agendamento, siga as instruções abaixo:​​

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Clique no ícone de adição (+);
3. Escolha o tipo de agendamento (existem itens pré-definidos);
4. Defina a data e hora;
5. Insira o título e a descrição da tarefa
6. Adicione destinatários, se desejar.
7. Clique no botão Salvar.

Dica: os agendamentos criados a partir da agenda, são aqueles que não possuem relação direta com os seus clientes ou processos. Estes devem ser lançados na respectiva ficha do cliente e ficha do processo.

Assista:

Editar um agendamento

Para editar um agendamento, siga as instruções abaixo:​​

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Identifique o agendamento e clique sobre o seu conteúdo;
3. Clique no botão Alterar;
4. Faça os ajustes desejados nos campos;
5. Clique no botão Salvar.

Obs.: somente o criador do agendamento ou algum usuário com perfil administrador (através do menu Controle da agenda) tem permissão de alterar o agendamento.

Assista:

Concluir um agendamento

Para concluir um agendamento, siga as instruções abaixo:​​

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Identifique o agendamento e clique sobre o seu conteúdo;
3. Clique no botão Concluir.

Obs.: o sistema insere um risco no agendamento para facilitar sua identificação.

Obs.2: quando existem destinatários e você conclui o agendamento, ele será encerrado somente para você. Devendo o destinatário/remetente concluí-lo também. Exceto se o escritório habilitar a função "Concluir geral", neste caso, quando qualquer usuário concluir geral, o sistema encerra o agendamento para todos os envolvidos.

Assista:

Excluir um agendamento

Para concluir um agendamento, siga as instruções abaixo:​​

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Localize o agendamento e clique sobre o seu conteúdo;
3. Clique no botão Excluir.

Assista:

Relatório de agendamentos

Para gerar um relatório de agendamentos, siga as instruções abaixo:​​

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Selecione a opção entre dia, semana ou mês;
3. Você pode marcar apenas os agendamentos desejados ou todos;
4. Clique no ícone de Relatórios e escolha a opção que deseja.

Assista:

Filtro de agendamentos

Para gerar um relatório de agendamentos, siga as instruções abaixo:​​

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Selecione a opção entre dia, semana ou mês;
3. Clique para exibir os filtros
4. Faça filtros por tipo como audiência ou prazos;
5. Combine filtros de status como visualizados ou não concluídos;
6. Agora é só acompanhar o resultado na tela.

Assista:

Exibição de agendamentos

Pra configurar a exibição de agendamentos, siga as instruções abaixo:

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Clique no ícone de engrenagem;
3. Vá até a opção de forma de exibição;
4. Selecione uma das opções de exibição, sendo:

• Resumo/título: possibilita uma visualização mais clara, pois independente do tamanho dos agendamentos, você visualizará apenas os seus respectivos títulos
• Agendamento completo: nesta opção você oculta o título e visualiza o agendamento completo sem precisar clicar em cima dele para ver o seu conteúdo

     5. Ao escolher um item, o sistema já salva a opção.

Obs.: estas configurações serão válidas apenas para você.

Permitir agendamentos retroativos

O INTEGRA permite lançamentos com datas retroativas em seus agendamentos independentemente do local de criação dele (agenda, ficha do cliente, ficha do processo e publicações).

Para permitir agendamentos retroativos, siga as instruções abaixo:

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Clique no ícone de engrenagem;
3. Habilite a opção "permitir agendamentos com data retroativa;

Pronto, agora você poderá inserir agendamentos com data retroativa.

Liberar função concluir geral

A função CONCLUIR GERAL permite que qualquer dos destinatários de determinado agendamento possa concluí-lo, implicando também na conclusão nas agendas dos demais destinatários.

Esta função é especialmente útil quando determinado agendamento é destinado para mais de uma pessoa e qualquer um pode concluí-lo, ou seja, quem fizer primeiro desobriga aos demais.

Nesta hipótese, o usuário se valerá do concluir geral.

Para liberar a função concluir geral, siga as instruções abaixo:

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Clique no ícone de engrenagem;
3. Habilite a opção "liberar função concluir geral".

Pronto, a função foi habilitada.

Habilitar conferência de agendamentos

O Sistema de Conferência deve ser utilizado para os escritórios que desejarem uma segurança maior em relação ao gerenciamento de seus agendamentos, principalmente os prazos e afins. Uma vez ativado o Sistema de Conferência, serão criados dois novos status para os agendamentos: conferido e não-conferido.

Desta forma, você poderá estabelecer uma rotina administrativa em seu escritório determinando que um agendamento só estará efetivamente concluído quando o seu respectivo status for conferido. Para maior segurança, o status conferido somente pode ser marcado dentro da FICHA DO PROCESSO.

Esta ferramenta é importante, principalmente, para quem trabalha com um volume considerável de agendamentos por dia.

Considerando que pode haver o equívoco, por parte de um usuário, de marcar como concluído algo que, na verdade, não foi concluído; o uso do Sistema de Conferência praticamente anula este risco, pois será necessário, ainda, marcar o status do agendamento na ficha do processo como conferido.

Lembrando que você precisará incluir a rotina gerencial em seu escritório de somente considerar cumprido um agendamento que estiver com o status conferido.

A ativação do Sistema de Conferência será válida para os agendamentos futuros (assim considerados como os posteriores à ativação do sistema). Esta regra vale, inclusive, para os agendamentos criados no passado porém para data futura (posterior à ativação do Sistema de Conferência).

Para habilitar o sistema de conferência, siga as instruções abaixo:

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Clique no ícone de engrenagem;
3. Habilite a opção "ativar sistema de conferência".

Pronto, a função foi habilitada.

Habilitar envio de e-mail na criação do agendamento

A função Envio de e-mail na criação de agendamentos tem como objetivo auxiliar o gerenciamento de sua agenda, informando sobre a criação de novos agendamentos.

Ao habilitar esta função, quando criado um agendamento, todos os envolvidos receberão, via e-mail, um informativo do novo agendamento.

Por tratar-se de uma função geral, não é possível desabilitar individualmente (por usuário). Neste caso, se o administrador desmarcar a opção, todos os usuários deixarão de receber este e-mail.

*Importante: Lembramos que o acesso com regularidade ao software é sempre a forma mais segura na visualização de agendamentos, pois o e-mail, apesar de ferramenta prática, não é 100% segura, uma vez que seu provedor pode classificar este e-mail como lixo eletrônico, spam, etc.

Para habilitar o envio, siga as instruções abaixo:

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Clique no ícone de engrenagem;
3. Habilite a opção "habilitar envio de e-mail".

Pronto, a função foi habilitada.

Habilitar ícone de comentário

Ao habilitar esta opção, toda vez que um comentário for adicionado ao agendamento, os envolvidos visualizarão um ícone na listagem de agendamentos. Está no planejamento a criação de avisos no menu principal de notificações.

Para habilitar o comentário, siga as instruções abaixo:

1. No software, acesse o menu Agenda;
2. Clique no ícone de engrenagem;
3. Habilite a opção "habilitar ícone de comentário".

Pronto, a função foi habilitada.